Cómo calcular lo que te cuesta una cita perdida

El error más común

Hay dos errores que se repiten, y en sentidos opuestos. El primero es tomar el precio de la cita como pérdida, aunque el material no se gastó y el hueco a veces se rellena. El segundo es sumar varias veces el mismo dinero: el ticket entero, luego el ticket por la probabilidad de no rellenar el hueco y luego el alquiler de esa hora. Con ese método una ausencia a una cita de 350 € «cuesta» más de 700 €, lo cual es imposible.

Qué se pierde de verdad

• El margen de la cita, si el hueco no se rellena. No el ticket entero, sino lo que queda tras los costes que sólo existen si el paciente viene (material, laboratorio, comisiones). Si otro paciente ocupa el hueco, esa parte no se pierde.
• El tiempo de recepción. Llamar para confirmar, llamar cuando no aparece, reprogramar y anotar.

Lo que no se pierde

El alquiler, las nóminas y la amortización del equipo se pagan venga o no el paciente. No son un coste de la ausencia: son el coste de tener la clínica abierta. Sumarlos al cálculo lo infla.

La fórmula

Coste de una ausencia = ticket × margen de contribución × (1 − huecos que se rellenan) + minutos de recepción ÷ 60 × coste por hora de recepción. Al mes, por las ausencias del mes; al año, por 12.

El margen de contribución es el porcentaje del ticket que queda tras los costes variables de esa cita. Los huecos que se rellenan son el porcentaje de ausencias que consigues cubrir con otro paciente.

Un ejemplo

Con los valores de partida de la calculadora de ausencias, que son supuestos redondos y no datos del sector:

Estimado (resultado de una fórmula) 120 € × 50 % × (1 − 30 %) + 15 min ÷ 60 × 11,45 €/h = 44,86 € por ausencia · × 8 al mes = 358,90 € · × 12 = 4.306,80 € al año.

• Ausencias al mes: 8, valor por defecto (ejemplo sin fuente; pon los de tu agenda).
• Ticket medio de la cita: 120 €, valor por defecto (ejemplo, el mismo ticket que usa la página de precios; no es un dato del sector).
• Margen de contribución: 50 %, valor por defecto (número redondo de ejemplo, sin fuente; el mismo en todas las calculadoras).
• Huecos que se rellenan: 30 %, valor por defecto (ejemplo sin fuente).
• Minutos de recepción por ausencia: 15 min, valor por defecto (ejemplo sin fuente).
• Coste por hora de recepción: 11,45 €, valor por defecto (salario base de recepcionista de clínica dental publicado en Indeed (20.154 € al año) ÷ 1.760 h supuestas; sin Seguridad Social, así que se queda corto).
• La agenda está llena: una hora de sillón perdida no se vende más tarde. Si tu agenda tiene huecos libres y el paciente reprograma, esa ausencia te cuesta menos.
• No se cuentan los costes fijos de la hora (alquiler, nóminas, amortización): se pagan venga o no el paciente.
• Quien ocupa un hueco rellenado paga lo mismo que quien faltó.
• No se cuenta el paciente que deja de venir tras faltar: no hay una tasa con fuente y ese valor lo mide la calculadora de economía del paciente.

Cambia cualquier cifra en la calculadora y el resultado se recalcula con tus datos.

Qué mueve el resultado

• Rellenar huecos reduce el coste en proporción directa: con todos rellenados, sólo queda la gestión. Una lista de espera activa vale más que cualquier otra medida.
• Confirmar con tiempo para que la cancelación llegue cuando aún se puede ofrecer el hueco a otro paciente.
• Pedir una señal en tratamientos largos o caros, con una política de cancelación clara y comunicada antes.

Lo que este cálculo deja fuera

El paciente que falta y no vuelve. Existe, pero no hay una tasa con fuente que se pueda aplicar a todas las clínicas, así que no la inventamos. Si quieres estimar cuánto vale un paciente a lo largo del tiempo, usa la calculadora de valor del paciente con tus propios datos.