Qué configurar en las dos primeras semanas

Por qué 14 días y no 30 ni 60

Un plan de puesta en marcha puede alargarse durante meses, pero mientras la clínica no atiende, los gastos fijos siguen corriendo. Esta lista propone catorce días como objetivo para llegar a una «clínica funcional», no a una clínica perfecta. La optimización llega después, con la clínica ya en marcha.

La lista se organiza en tres fases:

• Días 1 a 3, configuración técnica: todo aquello sin lo que no puedes operar.
• Días 4 a 7, base de conocimiento y contenidos: el contenido base para la web, WhatsApp y la ficha del paciente.
• Días 8 a 14, pruebas y apertura: pruebas reales, primeros pacientes y ajuste fino.

Días 1 a 3: configuración técnica mínima viable

No intentes tener «el conjunto ideal de herramientas» desde el primer día: necesitas unas pocas piezas mínimas para abrir la puerta, y el resto se va mejorando después.

Día 1: identidad digital y presencia básica

• Dominio: compra un .com o un .es, evita los guiones y usa directamente el nombre de la clínica.
• Correo electrónico profesional: Google Workspace o Microsoft 365, de pago por usuario y mes. Nunca un Gmail personal para la clínica.
• Página web provisional: una sola página que diga qué hacéis, dónde estáis y cómo contactar. Carrd, Framer o Webflow sirven. Solo un centro con la autorización sanitaria concedida puede usar en su publicidad términos que sugieran actividad sanitaria (art. 6.2 del Real Decreto 1277/2003).
• Perfil de Empresa de Google: verificado, con dirección, horario, fotos y los servicios principales.
• WhatsApp Business: un número exclusivo de la clínica, no el personal del doctor.

Día 2: gestión de citas y facturación

• Calendario de citas: Cal.com, Calendly o la agenda interna del software de gestión clínica, si ya tienes uno contratado.
• Software de facturación: un programa que cumpla el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Su fabricante debe acreditarlo con una declaración responsable que puedes pedirle (art. 13), y enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria (modalidad VERI*FACTU) es voluntario (art. 15).
• Fechas de esa obligación: según la ley vigente (Real Decreto-ley 15/2025), antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, pero a 21 de octubre de 2026 el texto consolidado del Reglamento en el BOE sigue con las fechas anteriores. Confirma el calendario en la sede de la Agencia Tributaria antes de decidir. El Reglamento se aplica en todo el territorio español sin perjuicio de los regímenes forales: si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra, el régimen puede ser otro (art. 1.3 del Reglamento); confírmalo con tu gestor.
• Factura electrónica entre empresarios y profesionales: la regula el Real Decreto 238/2026, y la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026, puso en marcha los plazos. Para quien no supera los 8 millones de euros de volumen de operaciones al año, la obligación de expedir y recibir factura electrónica llega el 6 de octubre de 2028. Solo afecta a las facturas entre empresarios o profesionales (por ejemplo, a una aseguradora o a una empresa), no a las que emites a un paciente particular.
• Cobro con tarjeta: Stripe o Redsys, integrado con el software de facturación. Evita los TPV físicos caros si todavía no tienes volumen.
• Cuenta bancaria de empresa: conviene que sea distinta de la personal, para no mezclar los cobros y los gastos de la clínica con los tuyos.

Día 3: cumplimiento y protección de datos

• Política de privacidad y de cookies en la web. La de privacidad debe dar a los pacientes la información del art. 13 del Reglamento general de protección de datos (RGPD), y las cookies que no sean estrictamente necesarias requieren su consentimiento previo, con información clara (art. 22.2 de la Ley de servicios de la sociedad de la información, LSSI). La herramienta Facilita RGPD de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no sirve para los datos de los pacientes, porque la propia Agencia advierte de que no puede usarse con datos de salud; para las cookies, la AEPD publica una guía. Redáctalas o revísalas con un abogado especializado en protección de datos.
• Aviso legal en la web. La LSSI exige a quien presta servicios por medios electrónicos que facilite de forma permanente su nombre o denominación, su domicilio, su correo electrónico y su número de identificación fiscal, los datos de su inscripción en el Registro Mercantil si está inscrita (por ejemplo, una sociedad limitada), los datos de la autorización administrativa que necesite su actividad y, en las profesiones reguladas, el colegio y el número de colegiado y el título. Si la web muestra precios, deben indicar con claridad si incluyen los impuestos (art. 10.1 de la LSSI).
• Registro de actividades de tratamiento: obligatorio en una clínica porque trata datos de salud (art. 30.5 del RGPD y art. 31 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, LOPDGDD). Se lleva dentro de la clínica, por escrito (también en formato electrónico), y se pone a disposición de la autoridad de control cuando lo pida (art. 30.3 y 30.4). Recoge, entre otros datos, los fines del tratamiento, las categorías de pacientes y de datos (entre ellos los de la historia clínica), los destinatarios y, cuando sea posible, los plazos de supresión y una descripción general de las medidas de seguridad (art. 30.1).
• Delegado de protección de datos: los centros sanitarios obligados a mantener las historias clínicas de los pacientes deben designar uno, salvo los profesionales de la salud que ejercen a título individual (art. 34.1.l de la LOPDGDD). Su designación se comunica en diez días a la AEPD o a la autoridad autonómica que corresponda (art. 34.3).
• Contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor que trate datos por cuenta de la clínica (gestoría, software dental, correo electrónico, WhatsApp Business), con el contenido que exige el art. 28.3 del RGPD. En WhatsApp Business, por ejemplo, las condiciones de la aplicación incorporan unos términos de tratamiento de datos en los que WhatsApp trata, como tu encargado, los datos de contacto de tus clientes, como los teléfonos: léelos y guarda una copia. Esas mismas condiciones (apartado 4) añaden que WhatsApp no garantiza que la aplicación satisfaga las necesidades de las entidades sujetas a requisitos reforzados de confidencialidad sobre datos personales, como las sanitarias: consulta con tu asesor qué datos clínicos pueden viajar por ese canal.
• Hojas de consentimiento informado: una de carácter general para la primera visita y otra específica para cada procedimiento invasor o con riesgos relevantes (por ejemplo, implantes, ortodoncia o tratamientos estéticos, si los conllevan). La ley exige el consentimiento por escrito en esos casos y para cada actuación, con información suficiente sobre el procedimiento y sus riesgos (art. 8.2 y 8.3 de la Ley 41/2002), y el facultativo debe dar antes la información básica (art. 10.1). Pregunta a tu colegio profesional si ofrece modelos a sus colegiados: el Colegio de Odontólogos y Estomatólogos de la Primera Región (COEM, en Madrid) presentó diez en 2015 para los tratamientos más habituales.

Días 4 a 7: base de conocimiento, contenidos y operativa

Con la parte técnica mínima ya montada, ahora toca rellenarla. El error aquí es pasar cuatro días «perfeccionando la web» cuando lo que importa es que recepción tenga las respuestas preparadas.

Día 4: lista de servicios y precios

• Lista todos los tratamientos que vais a ofrecer, agrupados por categoría (general, estética, ortodoncia, cirugía).
• Pon un precio público a cada uno. Si no tienes un precio fijo, escribe «presupuesto sin compromiso», no «consultar».
• Anota la duración típica, útil para el hueco en el calendario y para las expectativas del paciente.
• Añade notas internas: qué requiere cada tratamiento y los materiales usados. Si incluyes contraindicaciones, que las revise el facultativo. Recepción, humana o con IA, no debe dar indicaciones clínicas: solo información administrativa y derivar al profesional. Esto va a la base de conocimiento del asistente y de recepción.

Día 5: preguntas frecuentes de recepción

Reúne las preguntas que más se repiten en una clínica dental. Si las tienes documentadas, recepción (humana o con IA) las responde sin fricciones:

• Horario, ubicación, cómo llegar y aparcamiento.
• Qué mutuas y seguros se aceptan.
• Precios de los tratamientos principales.
• Política de cancelación y de cambio de cita.
• Formas de pago, financiación y TPV.
• Si se atienden urgencias y cómo se gestionan.

Día 6: plantillas de WhatsApp y de correo electrónico

Deja listas y guardadas las plantillas de los mensajes que más repites, para no escribir lo mismo una y otra vez en recepción:

• Confirmación de cita y recordatorios previos (por ejemplo, 24 h y 2 h antes).
• Seguimiento tras la visita y petición de reseña en Google.
• Presupuesto enviado y seguimiento si no hay respuesta (por ejemplo, a las 72 h).
• Bienvenida al paciente nuevo y cómo prepararse para la visita.
• Cierre por vacaciones y qué hacer en caso de urgencia durante ese tiempo.

La LSSI llama comunicación comercial a toda comunicación dirigida a promocionar, directa o indirectamente, la imagen o los servicios de la clínica (anexo, letra f). Una confirmación o un recordatorio de una cita ya reservada, sin ninguna oferta ni publicidad, no promociona nada y en principio queda fuera de esa definición; en cuanto le añadas una promoción, entra. El seguimiento comercial y la petición de reseñas pueden ser comunicaciones comerciales. Por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente, la ley prohíbe enviar comunicaciones publicitarias o promocionales que el paciente no haya solicitado o autorizado expresamente antes, con una excepción para clientes con relación contractual previa y servicios similares, siempre con una forma sencilla y gratuita de oponerse (art. 21 de la LSSI). Consulta con tu asesor si el canal que uses, como WhatsApp, queda incluido; lo prudente es pedir la autorización antes.

Día 7: protocolo de recepción y asignación de sillones

• Diagrama del recorrido del paciente: entrada, sala de espera, gabinete, pago y salida.
• Qué se anota en la historia clínica, qué se guarda en el software, durante cuánto tiempo (la documentación clínica se conserva, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial: art. 17.1 de la Ley 41/2002) y para qué se pide consentimiento.
• Asignación de sillón por doctor, con días y horarios, y qué hace cada miembro del equipo.

Días 8 a 14: pruebas, apertura y ajuste

Aquí pasa lo importante: detectar lo que no funciona antes de que lo paguen los primeros pacientes reales.

Días 8 y 9: prueba completa con un paciente ficticio

• Un amigo o un familiar pide cita por WhatsApp, por la web y por teléfono. Comprueba que la petición llega, que recibe la confirmación y que se dispara el recordatorio.
• Esa persona acude a la clínica, sin acto clínico: prueba el flujo completo de recepción, el pago y la emisión de la factura (si el programa tiene entorno de pruebas, úsalo, para no dejar facturas de prueba entre las reales). Cronometra cada paso.
• Documenta cada fricción que encuentres en una lista y arregla las principales.

Días 10 y 11: prueba de capacidad de la clínica

• Simula un día completo de citas (por ejemplo, de 10 a 12). Comprueba que la agenda no se rompe, que recepción responde a tiempo y que el cobro funciona.
• Identifica el cuello de botella real: fíjate en si está en la agenda, en la esterilización o en el cambio de gabinete.

Día 12: arranque mínimo de marketing

• Tarjetas profesionales: una tirada corta (por ejemplo, 100 unidades, no 1.000).
• Cartel exterior que cumpla la normativa municipal y se vea desde la acera.
• Publicaciones de inauguración en Instagram y en el Perfil de Empresa de Google.
• Número de registro sanitario en toda la publicidad: es el que te asigna la autoridad sanitaria de tu comunidad al conceder la autorización de funcionamiento o, en su caso, la autorización específica de publicidad sanitaria. La publicidad debe limitarse a los servicios para los que tienes autorización y no inducir a error (art. 6.2 del Real Decreto 1277/2003).
• Aviso a los vecinos cercanos con una oferta de primera visita, que diga con claridad qué incluye y qué no. Antes de anunciar cualquier oferta, consúltalo con tu colegio profesional: los colegios vigilan la publicidad profesional (art. 8 de los Estatutos Generales de los Odontólogos y Estomatólogos), y prometer resultados terapéuticos con fines publicitarios es falta grave (art. 38.h).

Día 13: última revisión legal

Estos permisos se tramitan antes de empezar el plan: el día 13 solo compruebas que los tienes y que están a la vista.

• Autorización sanitaria de funcionamiento, que concede la comunidad autónoma y es preceptiva antes de iniciar la actividad (art. 3.2 del Real Decreto 1277/2003).
• Permiso municipal de apertura o de actividad: según el ayuntamiento, puede ser una licencia o bastar una comunicación previa o una declaración responsable (arts. 84 y 84 bis de la Ley de Bases del Régimen Local).
• Seguro de responsabilidad (o aval u otra garantía financiera) que cubra los daños a las personas causados en la asistencia: lo exige el art. 46 de la Ley 44/2003 a los profesionales sanitarios y a las entidades privadas que presten servicios sanitarios.
• Distintivo de la autorización sanitaria en un lugar visible del centro, con el tipo de centro y su oferta asistencial (art. 6.1 del Real Decreto 1277/2003).
• Si la clínica tiene equipos de rayos X (como los de radiografía dental), su titular declara la instalación ante el órgano competente de la comunidad autónoma antes de ponerla en funcionamiento y no puede usarla hasta que le notifiquen su inscripción (art. 12.1 y 12.5 del Real Decreto 1085/2009; los equipos dentales figuran en su art. 17).
• Hojas de reclamaciones a disposición de los pacientes y el cartel que lo anuncie, según lo que establezca la normativa de consumo de tu comunidad autónoma.

Día 14: apertura y primeras citas reales

• Abre la agenda con la ocupación reducida, por ejemplo con alrededor de la mitad de la capacidad. Una primera semana real puede traer incidencias, así que necesitas margen.
• Reunión diaria breve (por ejemplo, de 10 min) al final del día: qué ha fallado y qué se arregla mañana.

Errores típicos a evitar

• Exceso de herramientas: varias herramientas que no se comunican entre sí pueden ralentizar más de lo que ayudan. Empieza con las imprescindibles y suma el resto cuando de verdad las necesites.
• Una web muy elaborada antes de operar: antes de pulirla, ocúpate del posicionamiento local (SEO local) y del perfil de Google.
• Contratar a todo el equipo el primer día: empieza con el equipo mínimo y amplía cuando haya demanda real.
• No documentar nada: si todo está solo en la cabeza del fundador, el día que falte se rompe todo.