1. Por qué este análisis es difícil (y casi nadie lo publica honest)
Vendors PMS no publican precios — exigen demo. Marketing agencies cobran fees variables. CRM tier-up cuando creces. Comms (email · SMS · WhatsApp) son consumo. Ciberseguridad rara vez se mide aparte. Resultado: founder clínica privada no sabe si gasta poco · normal o demasiado en SaaS. Y los benchmarks que circulan en LinkedIn vienen de vendors con incentivo a inflar el número (sustenta su pricing). Esta guía estima rangos en base a entrevistas anónimas sector + precios públicos parciales + comparativas Capterra/G2. Es orientativo · no garantía.
2. Categoría 1 · PMS (Practice Management System) — núcleo
PMS es el ERP de la clínica: agenda · historia clínica · facturación · imagen · radiología integrada. Es el gasto más grande de todos. Rangos típicos España 2026: tier básico 50–150 €/mes/sillón (Dentinet · Klinikare · similares). Tier medio 150–300 €/mes/sillón (Gesden · DentalPro · Vincle). Tier alto 300–600 €/mes/sillón (Dentrix · Eaglesoft · soluciones internacionales). Para clínica dental 3 sillones tier medio: 600 €/mes (200×3). Algunos vendors cobran por usuario en vez de sillón · cambia cálculo. Implementación inicial setup fee 1000–5000 € one-time + formación equipo 500–2000 €.
3. Categoría 2 · Comms paciente (WhatsApp · SMS · Email)
Pre-2020 esto era SMS principalmente (Twilio · Esendex). Post-2024 WhatsApp Business API domina (ver /blog/whatsapp-business-api-vs-normal-clinicas). Costes WhatsApp Cloud API: setup BSP 0–100 €/mes + conversation costs (utility 0,03–0,05 € · marketing 0,05–0,12 €). Para clínica 500 citas/mes con recordatorios + confirmaciones: 80–150 €/mes. SMS opcional fallback 30–80 €/mes. Email marketing (Mailchimp · ActiveCampaign · Brevo): 30–80 €/mes según lista. Total comms 140–310 €/mes clínica típica.
4. Categoría 3 · CRM + lead management
Si haces marketing online tienes leads inbound (formularios · WhatsApp · llamadas). CRM gestiona pipeline ventas + nurturing. Vendors típicos sector dental/estética: HubSpot Starter 50–100 €/mes (3 users) · Pipedrive 50–100 €/mes · Salesforce Essentials 75 €/user/mes (cara overkill para clínica pequeña). Verticales sector: Doctoralia Pro 100–300 €/mes (incluye CRM + booking + reseñas). Si tienes 1 comercial dedicado: presupuesto 80–200 €/mes razonable. Si no haces outbound activo: PMS + WhatsApp basta · 0 € CRM separado.
5. Categoría 4 · Booking online · calendario web
Booking inline en web sube conversion 20–40% sector benchmarks (orientativo). Vendors: Cal.com Free–20 €/user/mes · Calendly 12–20 €/user/mes · Doctolib España 130–200 €/mes (incluye perfil + booking + reviews). PMS suele incluir booking básico · pero UX típicamente peor que dedicated. Si PMS booking es suficiente · 0 €. Si quieres booking dedicated optimizado conversion: 50–150 €/mes.
6. Categoría 5 · Marketing tools (SEO · Ads · Social · Reviews)
Suite marketing si haces inbound activo. Componentes: Google Ads + Meta Ads (presupuesto media + tools como SEMrush 100–200 €/mes para SEO research) · Postiz/Buffer/Hootsuite social scheduling 20–50 €/mes · Trustmary/Yotpo gestión reseñas 50–150 €/mes. Si delegas a agencia marketing externa: fees mensuales 800–3000 €/mes + ad spend separado. Si DIY: tools 200–500 €/mes + tu tiempo founder/marketing person dedicado.
7. Categoría 6 · Facturación · contabilidad · TPV
Software facturación TicketBAI/Veri*Factu compliance: A3 · Sage · Holded · Quipu · Contasimple 30–80 €/mes (ver /blog/clinica-veri-factu-implementacion-cronograma-2026). TPV físico Stripe Terminal · SumUp · Redsys: 0,5–1,5% por transacción (incluido hardware). Contabilidad outsourced (asesoría) 100–300 €/mes (no software sino servicio). En cálculo SaaS puro: 30–80 €/mes facturación + comisiones variable transacciones.
8. Categoría 7 · Ciberseguridad · backup · cumplimiento
Categoría más subestimada (y la que más penaliza si falla). Componentes: antivirus endpoint Bitdefender/CrowdStrike 5–15 €/equipo/mes (clínica 5 equipos = 25–75 €/mes) · backup cloud Veeam/Acronis 30–80 €/mes · gestor passwords 1Password/Bitwarden 5–15 €/user/mes · email security (anti-phishing) 5–10 €/user/mes (Microsoft 365 Defender suele incluido). MFA es free pero requiere setup. Total ciberseguridad básica 80–250 €/mes clínica típica. DPO outsourced 100–300 €/mes (no software · servicio).
9. Categoría 8 · Telefonía + videollamada
Telefonía VoIP sector sanitario: Aircall · Dialpad · 3CX 25–60 €/user/mes. Para clínica recepción + 2 doctores que atienden llamadas: 75–180 €/mes. Videollamada (telemedicina opcional): Zoom Pro 15 €/user/mes · Doxy.me healthcare-specific Free–35 €/mes · Microsoft Teams suele incluido en Microsoft 365 Business 12–22 €/user/mes (incluye email + telefonía Teams Phone + Office). Microsoft 365 Business Standard 12 €/user/mes es probablemente el mejor value all-in-one.
10. Ejemplo numérico · clínica dental 3 sillones · suma mensual
| Categoría | Rango €/mes | Ejemplo medio |
|---|---|---|
| PMS (3 sillones · tier medio) | 450–900 | 600 |
| Comms (WhatsApp + SMS + email) | 140–310 | 200 |
| CRM + lead mgmt | 0–200 | 100 |
| Booking online | 0–150 | 50 |
| Marketing tools | 200–500 | 300 |
| Facturación + contabilidad SW | 30–80 | 50 |
| Ciberseguridad + backup + MFA | 80–250 | 150 |
| Telefonía + Microsoft 365 | 120–280 | 180 |
| TOTAL SaaS mensual | 1020–2670 | 1630 €/mes |
Excluye: hardware (equipos · radiología · sillones — capex separado) · ad spend (Google Ads · Meta Ads — depende presupuesto) · seguros (RC mala praxis · ciber · ver posts dedicados) · asesoría legal/laboral.
11. Benchmarks sector · cuánto gastan realmente clínicas similares
Datos sector entrevistas anónimas + reports parciales (orientativos · no auditados): clínica dental 1 sillón típicamente 600–1200 €/mes en SaaS. Clínica 3 sillones 1500–2500 €/mes. Clínica 6+ sillones o cadena pequeña 3000–6000 €/mes. Como porcentaje facturación: 1,5–3% facturación típico clínica eficiente · si supera 4–5% probablemente hay redundancia (PMS + CRM duplicados · vendors antiguos legacy · suscripciones olvidadas). Si está por debajo 1% probablemente falta inversión crítica (sin backup · sin ciberseguridad · sin booking digital).
12. Errores comunes que inflan factura SaaS
Top 5 que vemos en auditorías: (1) PMS tier alto sin necesitar features avanzadas — bajar tier ahorra 200–400 €/mes. (2) CRM separado cuando PMS ya incluye CRM básico — redundancia 100–200 €/mes. (3) Suscripciones huérfanas (vendor antiguo no cancelado · trials que se convirtieron) — auditoría anual encuentra típicamente 50–200 €/mes muerto. (4) Plan vendor antiguo más caro que plan nuevo equivalente — renegociar cada 12–24 meses ahorra 10–30%. (5) Comprar tools enterprise (Salesforce · HubSpot Enterprise) sin tener volumen que justifique vs Starter/Pro.
13. Cómo auditar tu stack actual en 1 tarde
Proceso 3h: (1) lista TODAS las suscripciones cobrando tarjeta corporativa últimos 12 meses (banco · revisar línea por línea). (2) Para cada una: ¿se usa activamente? ¿alguien sabe para qué sirve? ¿hay vendor más barato equivalente? (3) Categoriza en CRÍTICO · ÚTIL · DUDOSO · CANCELAR. (4) Cancela DUDOSO/CANCELAR — ahorro inmediato. (5) Para CRÍTICO/ÚTIL: pide quote alternativas cada 12 meses · negocia descuento renovación. Esta auditoría típicamente recupera 100–400 €/mes en clínica con stack maduro 3+ años.
Cierre · el coste correcto es el que produce ROI medible
1630 €/mes en SaaS suena mucho hasta que calculas: 1 no-show recuperado/semana via WhatsApp recovery a 80 € ticket = 320 €/mes. 5 leads orgánicos extra/mes vía GBP optimizado a 15% conversion + 500 € primer ticket = 375 €/mes. 2h/día staff liberadas por automatización a 12 €/h = 525 €/mes coste opp. El stack se paga si los componentes producen impact medible. Si llevas 6+ meses sin medir ROI por categoría · empieza ahí antes de comprar más tools.
Para análisis económico no-shows ver /blog/coste-no-show-clinica-calculo. Para framework decisión vendor ver /blog/clinica-vendor-lock-in-estrategia-salida-2026. Calc tu CAC actual vía /calculadora-cac-payback.
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Disclaimer: Rangos precio orientativos sector clínica privada España 2026 basados en entrevistas anónimas + comparativas Capterra/G2 + listas precio públicas parciales. Vendors no auditados ni endorsement. Precios pueden variar significativamente por descuentos · negociación · región · tier. No constituye asesoramiento financiero personalizado · consulta tu situación específica con asesor SaaS o CFO fraccional. AI Empire no tiene afiliación comercial con vendors mencionados (excepto Cal.com como integración técnica). Última revisión: mayo 2026.