De kickoff a producción en 4 semanas
Proceso onboarding transparente · founder-led · 4 fases con gates de aprobación explícitos · sin handoffs a juniors · sin meses eternos de setup. Lo que vas a recibir cada semana · qué firmas · qué te toca a ti.
4 fases · semana a semana
Kickoff + Discovery
- Entender flujos actuales (admisión · agenda · recordatorios · cobros)
- Identificar 3 puntos dolor críticos a resolver primero
- Definir KPIs éxito piloto (no-show reduction · revenue recovered · tiempo equipo liberado)
- Alinear stakeholders (founder · ops · clínica owner · DPO si aplica)
- →Kickoff call 60min grabada · transcripción + notas
- →Audit técnico stack actual (PMS · WhatsApp · Cal · Stripe)
- →Mapa procesos actual As-Is (3-5 diagramas)
- →Lista prioridades P0/P1/P2 firmada por owner
- →Cronograma 4 semanas con milestones específicos
Setup + Integraciones
- Provisionar entorno staging clínica (tenant aislado · RLS · secrets)
- Conectar WhatsApp Business API (template approval · webhooks)
- Conectar Cal.com event types (o Doctoralia/Acuity si requerido)
- Conectar Stripe (test mode · payment links · subscription plan)
- Cargar Knowledge Base (precios · tratamientos · FAQ · staff)
- →Tenant staging operativo · 0 cross-tenant leak verified
- →WhatsApp Number conectado · 3 templates aprobados Meta
- →Cal.com 1-3 event types sync OK (bookings test verde)
- →Stripe test charge €0.50 verde · payment link funcional
- →KB cargada · vector embeddings indexados · test query OK
Training + UAT
- Training equipo (recepción · ops · owner) · grabado · doc playbook
- User Acceptance Testing con 20 escenarios reales (booking · cancel · queja)
- Calibrar tono · vocabulario · handoff thresholds
- Configurar dashboard métricas · alertas Slack
- Documentar runbook handoff humano (cuándo · cómo · escalation)
- →Sesión training 90min grabada + playbook PDF
- →20/20 UAT scenarios passing (zero ambiguity · zero hallucination)
- →Tono ajustado · 3 iteraciones max · firma owner
- →Dashboard /admin operativo · 5 KPIs visibles
- →Runbook handoff escrito · pinned en Slack del equipo
Go-live + Soporte hipercare
- Switch DNS · WhatsApp Business número live · bot en producción
- Soporte hipercare 24/7 founder durante 7 días
- Daily standup 15min · revisión incidencias · iteración
- Medir KPIs piloto vs baseline pre-AI Empire
- Decisión continuidad post-piloto (Starter / Growth / Scale / Custom)
- →Producción live · primer mensaje real procesado < 10min post-switch
- →7 daily standups 15min · logs incidencias · MTTR tracked
- →Reporte KPIs semana 4 vs baseline (% mejora documentada)
- →Decisión continuidad firmada · plan/tier elegido
- →Postmortem onboarding · lecciones · próximas mejoras 30/60/90
Roles · quién hace qué
Checklist GO-LIVE · 10 puntos
No pasamos a producción sin firmar estos 10 puntos. Si alguno está abierto, el go-live se pospone hasta resolverse. Sin atajos · sin "lo arreglamos después".
- 1WhatsApp Business number live + templates aprobadas Meta
- 2Cal.com sync verde · test booking confirmado en PMS
- 3Stripe live mode (post-CIF) · 1 payment link test verificado
- 4Knowledge Base completa · 0 gaps en categorías frecuentes
- 520/20 UAT scenarios passing · sin regressions
- 6Dashboard /admin operativo · 5 KPIs base visibles
- 7Runbook handoff humano firmado por equipo
- 8DPA + AEC Art. 28 firmados (ambas partes)
- 9Backup verified · restore test ejecutado
- 10Alertas Slack/Email configuradas para founder + owner
Qué puede salir mal · y cómo lo manejamos
Escenario común. Tenemos 3 templates fallback ya pre-aprobados cuenta AI Empire para que el bot pueda operar mientras se iteran los specific clinic templates. Sin bloqueo onboarding.
Hacemos integración via Zapier middleware o, para casos complejos, scraping HTTP polling con tu permiso explícito. Documentamos approach en kickoff. Si no es viable, operamos read-only y owner registra bookings manualmente primeras 4 semanas.
Iteramos hasta resolver · go-live se mueve 1 semana max. Si tras 2 iteraciones siguen abiertos, escalamos a owner + Jonatan para decisión: continuar piloto o cancelar (sin coste). Pre-revenue · sin lock-in.
Re-aprobamos scope en gate semana 2. KPIs nuevos cuestan 1-2 días añadidos · documentamos cambio en changelog onboarding. Sin sorpresas presupuestarias.
¿Listo para empezar?
Kickoff disponible siguientes 2 semanas. Pre-revenue · los primeros 5 pilotos van con descuento agresivo (50% año 1) a cambio de feedback estructurado + caso público (si quieres). Si prefieres revisión técnica con tu equipo antes de comprometerte, reservamos sesión 90min sin coste.