Onboarding de nuevo doctor en clínica · protocolo 30 días 2026

Contratar un doctor (asociado o contratado) cuesta entre 3.000 y 8.000€ en proceso (anuncio · entrevistas · tiempo titular). Que dure menos de 6 meses porque el onboarding fue improvisado · pulveriza esa inversión. Este es el protocolo 30 días honesto · estructurado por semanas · con qué medir cada checkpoint para detectar problemas antes de que sean irreversibles.

Por qué los onboardings fallan · 4 patrones

Antes del protocolo · entender por qué fallan los onboardings de doctor en clínica:

• Sin estructura: primer día doctor llega y nadie sabe qué hacer · se siente perdido · primera impresión mala
• Sin formación PMS: doctor tarda 2x en cada cita porque no domina software · presión y frustración
• Sin shadowing: doctor va directo a pacientes sin observar cómo funcionan los protocolos internos · choca con cultura clínica
• Sin feedback: a las 4 semanas problemas acumulados pero nadie habló · doctor se va o titular despide sin oportunidad mejora

Día 1-7 · Setup técnico + administrativo

La primera semana es operativa pura. No pacientes · preparación. Errores aquí cuestan toda la integración.

Día 1 · Bienvenida + papeleo

• Café con titular + tour clínica · presentación equipo
• Firma contrato (asociado mercantil · contratado laboral)
• Verificación colegiación + seguro responsabilidad civil propio o cobertura clínica
• Foto carnet · datos bancarios · alta Hacienda si autónomo
• Llaves clínica + códigos alarma + ubicación parking

Día 2-3 · Setup tecnológico

• Cuenta email corporativo (dr.apellido@clinica.com)
• Login PMS · permisos según rol (lectura/escritura HCE · agenda)
• Login agenda Cal.com o Google Calendar compartido
• WhatsApp Business setup número clínica (NO whatsapp personal)
• Acceso radiografías + sistema imagen 3D si aplica
• Tarjeta consumibles + protocolo cómo pedir material

Día 4-5 · Formación protocolos

• Manual operativo clínica · protocolos esterilización · gestión residuos
• Protocolos clínicos (anamnesis · primera visita · plan tratamiento estándar)
• Política precios · descuentos autorizados · presupuestos firma
• Política consentimiento informado · documentos digitales
• Política gestión queja paciente · escalada

Día 6-7 · Formación PMS hands-on

• Sesión 2h crear paciente · subir radiografía · escribir HCE
• Sesión 1h crear presupuesto · planes tratamiento · firmar digital
• Sesión 1h facturación · cobro caja · pago aplazado
• Práctica con pacientes ficticios · sin presión real
• Cheat sheet impresa atajos comunes PMS

Día 8-14 · Shadowing + observación

Semana crítica. Doctor nuevo observa cómo funciona la clínica real · no entra a tratar todavía. Asignar doctor senior mentor.

• Lunes-Miércoles: doctor nuevo asiste a consultas doctor senior · observa anamnesis · plan tratamiento · interacción paciente · gestión presupuesto
• Jueves-Viernes: roles invertidos · doctor nuevo lidera consulta con doctor senior observando · feedback inmediato post-paciente
• Daily standup 15min al final cada día · qué aprendió · qué no entendió · qué necesita
• Material clínica · uniforme · stock material en sala asignada
• Familiarización flujo recepción ↔ doctor (cómo recepción comunica cambios · cómo doctor solicita llamada paciente)

Día 15-21 · Primeros pacientes supervisados

Tercera semana doctor empieza con agenda propia pero supervisada. Pacientes seleccionados de baja complejidad.

• Agenda: 50% capacidad normal (4-5 pacientes/día) · espacio buffer para escalada problemas
• Tipología pacientes: revisiones · limpiezas · primera visita no urgente · NO tratamientos complejos (cirugía · implantes · ortodoncia activa)
• Doctor senior disponible WhatsApp / física por si consulta
• Daily review 30min final día con doctor senior · revisar HCE escritas · presupuestos creados · feedback estilo
• Recepción notifica titular cualquier feedback paciente · positivo o negativo

Día 22-30 · Práctica autónoma + evaluación

Cuarta semana doctor ya tiene agenda más cargada y tratamientos más diversos. Foco: medir performance · detectar gaps antes contratación definitiva.

• Agenda: 80% capacidad normal · puede incluir tratamientos medianos (endodoncia · prótesis)
• Tratamientos complejos siguen requiriendo consulta/visto bueno titular
• Mid-week 1-on-1 con titular · 45min · estructura: cómo se siente · qué le frena · feedback pacientes · números primera quincena
• Día 30: evaluación formal · go/no-go decisión continuidad

Métricas que debes medir primeros 30 días

• Tiempo medio consulta:debe converger hacia tiempo doctor senior tras 3 semanas · si sigue 2x > algo va mal
• Conversion presupuesto: presupuestos aceptados / emitidos · benchmark clínica (típico 40-60%)
• Re-visita necesaria:% pacientes que vuelven por problema con tratamiento doctor nuevo · <5%
• Calidad HCE: doctor senior audita 10 HCE random · escala 1-10 calidad descripción · completeness
• Feedback paciente: NPS post-cita primera vez · review Google si pidió · comentarios recepción
• Adopción PMS:% HCE completada misma cita vs diferida · idealmente >90%

Errores típicos a evitar

• Sin manual operativo escrito:"ya se lo explico sobre la marcha" · garantía inconsistencias y frustración
• Doctor sin formación digital:asumir que "saben" PMS porque son médicos · falso · cada PMS es distinto · necesitan formación específica
• Sin checklist material: doctor llega primer día y no tiene uniforme · ID · tarjeta · empieza mal
• Carga full inmediata: agenda al 100% desde semana 1 garantiza errores · presión · mala experiencia paciente · doctor se va
• Sin mentor asignado: doctor nuevo no sabe a quién preguntar dudas tontas · acumula inseguridad
• Sin feedback estructurado:al mes problema acumulado · titular dice "esto no funciona" sin haber dado señal antes

Retención doctor · qué hacer post-onboarding

Onboarding bueno reduce abandono pero no elimina churn. Las clínicas que retienen doctores 3+ años tienen patrones comunes:

• Revisión trimestral compensación con datos transparentes (% facturado · cobros pendientes)
• Formación continua subvencionada (Sociedad Española Especialidad · congresos)
• Equipamiento moderno (escáner 3D · láser) reduce frustración técnica
• Autonomía clínica respetada · titular no microgestiona decisiones tratamiento
• Pacientes asignados que valoran al doctor (no solo "pacientes que sobran")

Cómo AI Empire encaja

AI Empire automatiza primera barrera paciente → recepción (WhatsApp inbound). Beneficio para doctor nuevo:

• Pacientes que reservan vía bot llegan ya filtrados · con datos básicos · doctor no pierde tiempo intake
• Recordatorios automáticos reducen no-show · doctor nuevo no se desmotiva con agenda vacía
• Bot recoge feedback NPS post-cita · titular detecta rápido si pacientes tienen friccion con doctor nuevo
• Onboarding del doctor en AI Empire portal = 1 sesión 30min · acceso lectura dashboard métricas propias

Disclaimer: este protocolo es operativo general · NO sustituye asesoramiento laboral / mercantil / fiscal para contratación doctor. Las modalidades contractuales (asociado mercantil vs laboral) tienen implicaciones Seguridad Social · Hacienda · IRPF distintas. Consulta laboralista antes de formalizar contratos. AI Empire NO ofrece asesoramiento RRHH ni jurídico-laboral.