Checklist onboarding clínica dental · qué configurar en los primeros 14 días

Abrir una clínica dental · o reestructurar la operativa de una existente · siempre se hace bajo presión. Esta es la checklist honesta de 14 días que un operador con experiencia te pasaría · sin marketing fluff · enfocado a lo que realmente importa para que la clínica empiece a funcionar sin caos.

Por qué 14 días · no 30 ni 60

Las consultoras venden "onboarding de 90 días". La realidad operativa de una clínica privada es distinta: necesitas estar cogiendo citas en menos de 2 semanas o el burn rate te come. 14 días es el ventana real para llegar a "clínica funcional" · no a clínica perfecta. Optimización viene después · con tracción.

Estructura del checklist · 3 fases:

• Días 1-3 · Tech setup · todo lo que sin esto no puedes operar
• Días 4-7 · KB + content · contenido base para web · WhatsApp · ficha paciente
• Días 8-14 · Testing + go-live · pruebas reales · primeros pacientes · ajuste fino

Días 1-3 · Tech setup mínimo viable

El primer error común es querer tener "todo el stack ideal" desde día 1. La verdad: necesitas 5 piezas mínimas para abrir puerta · el resto se itera.

Día 1 · Identidad digital + presencia básica

• Dominio · compra .com o.es · evita guiones · usa nombre clínica directo.
• Email profesional · Google Workspace o Microsoft 365 · 6€/mes. NUNCA Gmail personal para clínica.
• Landing temporal · una sola página · qué hacéis · dónde estáis · cómo contactar. Carrd · Framer · Webflow.
• Google Business Profile · verificado · con dirección · horario · 5 fotos · servicios principales.
• WhatsApp Business · número exclusivo clínica · NO el personal del doctor.

Día 2 · Gestión cita + facturación

• Calendario citas · Cal.com · Calendly o agenda interna del software gestión clínica si ya tienes uno contratado.
• Software facturación · Holded · Quaderno o TaxScouts · debe emitir factura electrónica obligatoria desde 2027.
• Cobro tarjeta · Stripe o Redsys integrado con software facturación · evita TPV físicos caros si no tienes volumen aún.
• Cuenta bancaria empresa · separada de la personal · obligatorio si eres autónomo profesional o S.L.

Día 3 · Compliance + protección datos

• Política privacidad + cookies en web · generadas por plantilla AEPD · revisadas por abogado si hay presupuesto.
• Registro Actividades Tratamiento · obligatorio AEPD · incluye datos pacientes · historia clínica · base legal.
• Contrato Encargado Tratamiento con cada proveedor que toque datos (gestor · software dental · WhatsApp Business · email).
• Hoja consentimiento informado · genérica para primera visita + específicas por tratamiento (ortodoncia · implantes · estética). Plantillas COE.

Días 4-7 · KB · content · operativa

Con el tech mínimo arriba · ahora rellenas. El error aquí es pasar 4 días "perfeccionando la web" cuando lo que importa es que recepción tenga respuestas listas.

Día 4 · Listado servicios + precios

• Lista todos los tratamientos que vais a ofrecer · agrupados por categoría (general · estética · ortodoncia · cirugía).
• Precio público de cada uno · si no tienes precio fijo · pon"presupuesto sin compromiso" · NO "consultar".
• Duración típica · útil para slot calendario y expectativas paciente.
• Notas internas · qué requiere · contraindicaciones generales · materiales usados. Esto va a la KB del bot/recepción.

Día 5 · FAQ recepción

Las 30 preguntas que más se repiten en clínica dental. Si las tienes documentadas · recepción (humana o IA) las responde sin fricción:

• Horario · ubicación · cómo llegar · parking
• Aceptan mutua X · seguro Y
• Precios de tratamientos top-10
• Política cancelación · cambio cita
• Forma pago · financiación · TPV
• Si tienes urgencias · cómo gestionarlas

Día 6 · Plantillas WhatsApp + email

Mínimo 10 plantillas listas guardadas · ahorras horas/semana en recepción:

• Confirmación cita · recordatorio 24h antes · 2h antes
• Post-visita seguimiento · pedir reseña Google
• Presupuesto enviado · seguimiento 72h sin respuesta
• Bienvenida primer paciente nuevo · cómo prepararse
• Cierre por vacaciones · urgencias en ese tiempo

Día 7 · Protocolo recepción + asignación silla

• Diagrama flujo paciente · entrada · sala espera · gabinete · pago · salida.
• Qué se mete en historia clínica · qué se guarda en software · qué se pide consentimiento.
• Asignación de silla por doctor · días · horarios · qué hace cada miembro equipo.

Días 8-14 · Testing + go-live + ajuste

Aquí pasa lo importante: detectar lo que no funciona antes de que paguen los primeros pacientes reales.

Día 8-9 · Smoke test con paciente fantasma

• Un amigo/familiar pide cita por WhatsApp · web · llamada. Verifica que llega · que recibe confirmación · que el recordatorio se dispara.
• Llega a clínica · prueba flujo recepción completo · pago · emisión factura. Cronometra cada paso.
• Documenta cada fricción encontrada en lista · arregla las top-5.

Día 10-11 · Stress test capacidad

• Simula día completo · 10-12 citas · verifica que agenda no se rompe · que recepción responde a tiempo · que cobro funciona.
• Identifica cuello botella real · usualmente es ESTERILIZACIÓN o cambio gabinete · no agenda.

Día 12 · Marketing arranque mínimo

• Tarjetas profesionales · 100 unidades · NO 1.000.
• Cartel exterior · cumple normativa municipal · visible desde acera.
• Posts inauguración Instagram + Google Business Profile.
• Aviso vecinos cercanos · oferta primera visita gratuita (NO tratamiento gratis · va contra deontología COE).

Día 13 · Última revisión legal

• Licencia apertura municipal · sanitaria autonómica · seguro responsabilidad civil profesional.
• Inscripción Centro Sanitario · ROCS · obligatoria.
• Hojas reclamación visibles · libro reclamaciones disponible.

Día 14 · Go-live + primeras citas reales

• Abre agenda · empieza con días de medio aforo · 60% capacidad máxima. La semana 1 real siempre tiene incidencias · necesitas margen.
• Reunión diaria 10 min al final del día · qué falló · qué arreglar mañana.

Errores típicos a evitar

• Stack tech excesivo · 5 herramientas que no hablan entre sí ralentiza más que ayuda. Empieza con 3 máximo.
• Web super elaborada antes de operar · no vende sola · necesitas SEO local + GMB primero.
• Contratar a 5 personas día 1 · empieza con 2-3 · escalas con tracción real.
• No documentar nada · si está solo en cabeza del fundador · el día que falte · se rompe todo.

Cómo AI Empire encaja

AI Empire NO sustituye la apertura de clínica · pero sí comprime los 14 días si el cuello botella es recepción WhatsApp:

• KB clínica scrapeada de tu web nueva · onboarding 48h
• Plantillas WhatsApp Business pre-aprobadas Meta
• Integración Cal.com + Stripe para cobro depósito
• Portal paciente con derechos GDPR pre-implementados

Disclaimer: esta checklist es operativa general · NO sustituye asesoramiento legal · sanitario o fiscal personalizado para tu caso. Cada comunidad autónoma tiene requisitos específicos para apertura centros sanitarios. Consulta con gestor + abogado especializado antes de abrir puerta a paciente real.